Vous cherchez des moyens pour déménager du matériel de bureau ? Le déménagement du matériel de bureau est une tâche ardue et il n’est pas toujours judicieux de faire participer vos employés. Après tout, vous ne voulez pas vous retrouver dans un procès si votre employé se retrouve avec une fracture de stress ! Voici 7 de nos meilleurs conseils qui peuvent vous aider à déménager du matériel de bureau dans les délais et selon le budget prévu :
Contactez toujours des entreprises de déménagement professionnelles qui ont la formation et le matériel nécessaires pour effectuer ce travail. En engageant des professionnels, vous éviterez non seulement d’endommager votre matériel de bureau, mais vous aiderez aussi à remonter le mobilier pour que votre nouveau bureau soit aussi beau que l’ancien, voire meilleur.
Astuces pour le déménagement du matériel de bureau :
1- Préparez-vous à l’avance
Le déménagement d’un équipement de bureau peut être une tâche écrasante. C’est pourquoi il faut commencer à planifier votre déménagement au moins 3 à 6 mois avant la date effective du déménagement. De cette façon, vous pourrez vous familiariser avec les moindres détails de chaque équipement. Mesurez votre nouveau bureau à l’avance et planifiez votre intérieur en conséquence.
2- Engagez une personne expérimentée pour le déménagement du matériel de bureau
Comme indiqué précédemment, il est toujours recommandé de faire appel à une entreprise de déménagement professionnelle. Faites des recherches en ligne et recherchez des déménageurs qui ont déjà effectué des déménagements de matériel de bureau similaires. C’est un excellent moyen de savoir à qui confier vos meubles de bureau et autres équipements coûteux.
Une fois que vous avez sélectionné quelques entreprises de déménagement, demandez leur de se rendre à votre bureau pour vous fournir un devis. Posez-leur également quelques questions, qui peuvent vous aider à choisir l’entreprise de déménagement idéale pour le travail.
3- Informez vos employés
Une fois que vous avez finalisé les détails du déménagement, il est temps d’informer vos employés. Informez-les à l’avance afin qu’ils puissent terminer tous les travaux en cours avant le grand jour. Permettez à vos employés de se préparer au déménagement.
Fournissez à chaque employé un carton afin qu’il puisse emballer le contenu de son box un jour ou deux avant le déménagement. Suggérez-leur d’emporter leurs effets personnels plutôt que d’ajouter du poids dans le camion de déménagement.
4- Embarquez l’équipe informatique
La plupart des équipements de bureau sont gérés par le département informatique. C’est pourquoi il est essentiel d’intégrer l’équipe informatique au moins trois mois avant le déménagement. De cette façon, ils peuvent commencer à planifier les mises à niveau ou les changements en fonction de l’infrastructure du nouveau bureau.
Faites installer tout le câblage de données avant que l’équipe informatique n’arrive sur le nouveau site. Votre équipe informatique devra examiner l’équipement, les plans internet, les connexions téléphoniques, etc. du nouveau bureau. C’est pourquoi il faut leur laisser suffisamment de temps pour régler les problèmes afin que l’atterrissage se fasse le plus en douceur possible, surtout sur le plan technique.
5- Embaucher un responsable du déménagement
Si vous avez un grand bureau, il est recommandé d’engager un responsable du déménagement. Le fait d’engager quelqu’un pour vous aider à déménager peut vous éviter de nombreux maux de tête inutiles. Il ou elle peut assurer la coordination avec les différents services, tels que les déménageurs, la livraison des meubles, l’équipe d’installation informatique, etc. De cette façon, vous n’aurez pas à vous occuper vous-même de tout.
Vous pouvez également engager un déménageur à service complet qui se chargera des tâches importantes en votre nom.
6- Planifiez votre déménagement
Veillez à bien planifier votre date de déménagement. Gardez à l’esprit toutes vos réunions de dernière minute avec les clients et les autres échéances du projet. Vous ne voulez pas vous retrouver dans une impasse à la dernière minute. Prévoyez une pause d’au moins trois jours entre les réunions importantes, afin que tous vos dossiers, ordinateurs portables et équipements soient déballés avant votre retour au travail.
Après tout, il est injuste de s’attendre à ce que votre personnel travaille 24 heures sur 24 dans un environnement aussi désordonné.
7- Mettez à jour votre nouvelle adresse
Assurez-vous que tous vos clients savent que vous déménagez. Mettez-le à jour sur votre site web et faites imprimer de nouvelles cartes de visite, du papier à en-tête et d’autres supports marketing une semaine avant le déménagement. Vous pouvez même prendre contact avec Google pour que votre annonce en ligne mentionne votre nouvelle adresse. Cependant, faites-le à l’avance, car il faut plus d’un mois pour que cela soit efficace.
N’oubliez pas de mettre à jour vos fournisseurs ou vendeurs avec votre nouvelle adresse pour éviter toute confusion liée aux livraisons futures.
En conclusion :
Il existe de nombreuses autres façons de procéder à un déménagement sans heurts de votre matériel de bureau. Mais rien ne vaut une bonne planification et la présence de déménageurs professionnels. Embaucher des professionnels pour le déménagement de matériel de bureau peut vous permettre de déménager sans stress et vous faire économiser beaucoup d’argent également.
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