Pour certains événements d’entreprise tels que les séminaires, les organisateurs misent toujours sur certaines valeurs : une salle qui a fait ses preuves, les événements habituels, des traiteurs expérimentés dans le domaine, etc. Zoom sur comment choisir ce genre de salle ici.
Qu’en est-il du profil des participants ?
Ce conseil peut sembler étrange, d’autant plus que vous n’embauchez pas, mais il vous permet de choisir la meilleure salle pour votre atelier. Les salles varieront selon que vous accueillerez des partenaires, des clients VIP, votre équipe ou même des actionnaires.
Les salles de conférence des hôtels de luxe conviennent parfaitement aux partenaires commerciaux étrangers ou aux clients VIP, mais peuvent être trop formelles pour le personnel du club. De plus, il faut prêter attention à l’âge, au sexe et même à l’origine géographique des participants. Les salles adaptées aux jeunes ne sont pas forcément adaptées aux personnes âgées.
Qu’en est-il du profil de la salle ?
Après les participants vient le tour de la salle de faire l’objet d’une étude de profil. Vous devez vous assurer que le lieu correspond à vos attentes, au nombre de participants et au profil. Pour ce faire, déterminez d’abord le type de salle dont vous avez besoin. Cela se fera en fonction des objectifs de l’atelier et du ton et de la nature de l’événement. Si l’ambiance se veut décontractée, il faut placer ses paris dans un lieu convivial. En revanche, si l’atelier doit être formel, il vous faudra un lieu plus chic. Vous pouvez également choisir un lieu qui vous surprend, qui à première vue semble hors de propos pour surprendre vos invités.
Vous devez aussi faire attention à la taille de la pièce. Ici, le nombre de personnes sera l’indicateur. L’espace ne peut être ni trop grand ni trop petit. S’il vous arrive d’avoir besoin d’éléments supplémentaires, comme une grande table pour un buffet ou un espace dédié aux présentations, vous devez les considérer dans les dimensions de la pièce. Il serait dommage de devoir déplacer vos invités puis de les réinstaller.
Lors de l’étude du profil, pensez aussi à interpoler les données liées aux équipements techniques. Ce sont les équipements et dispositifs nécessaires au bon déroulement du séminaire. Par exemple, le lieu doit fournir une connectivité Internet, des tableaux blancs, des vidéoprojecteurs, etc. Il doit être équipé de la climatisation ou du chauffage (selon disponibilité). Plus important encore, il met les participants à l’aise et vous permet de transporter le moins d’équipement possible.
Par rapport à la situation géographique
Il est presque inutile de trouver une salle de réunion en dehors de la ville. Cependant, vous pouvez réfléchir au type d’environnement que vous souhaitez avoir : mer, montagne, etc. Cela doit correspondre à la notion d’événements. Si le lieu est suffisamment éloigné, veillez à ne pas négliger les contraintes logistiques. Cela pourrait avoir un impact sur le budget. Pour vous faciliter la tâche, servez-vous d’un logiciel annonce locatif.
Si vous décidez de voyager à l’étranger, faites des recherches sur la saison touristique là-bas. Évitez à tout prix de réserver des salles de séminaire en même temps que des vacanciers. À ce stade, le prix est trop élevé et les participants peuvent être distraits. Il en va de même pour les dates des salons et expositions.
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