L’informatique tient un rôle prépondérant au sein des entreprises depuis déjà plusieurs décennies avec les avantages qu’elle offre au niveau de la gestion. Les données doivent cependant être saisies et stockés pour pouvoir être utilisées chaque fois que c’est nécessaire. Comment cela fonctionne, et pourquoi est-il judicieux de s’orienter vers l’externalisation ? Réponses dans cet article.
Généralités sur le métier d’opérateur de saisie
On entend par saisie de données, également appelée saisie informatique, l’intégration de toutes les informations de manière manuelle dans un support électronique, la plupart du temps sur un ordinateur. De nos jours, pour plus de rapidité, d’efficacité et de fiabilité, l’exécution de cette activité se fait avec des logiciels spécifiques. Les informations collectées se retrouvent dans la mémoire de l’appareil pour un usage immédiat ou ultérieur. On désigne la masse cette masse d’information par le terme base de données. Il est à souligner que l’exécution de cette tâche peut demander beaucoup de temps, en particulier si les informations sont à traiter de manière automatique, par exemple les coupons réponse, les résultats d’enquête ou encore les formulaires.
Bien évidemment, la saisie de données requiert des compétences particulières que les opérateurs doivent avoir. Ces professionnels saisit les documents ou enregistre les données pour le compte de l’entreprise qui l’emploie et qui reçoit des commandes d’autres entreprises. Ils peuvent travailler dans divers organismes : banques, cabinets d’expertise comptable, cabinets d’avocats, notaires, compagnies d’assurance. Généralement, pour pouvoir exécuter correctement sa mission, un opérateur de saisie doit être titulaire d’un diplôme de niveau bac ou bac+2, de préférence en secrétariat. Il doit également maîtriser l’outil informatique et les logiciels de base, savoir utiliser les logiciels de transcription et les méthodes de classement et d’archivage.
Outre l’alimentation des bases de données, il s’occupe également de la vérification des contenus, de la mise à jour et de l’enregistrement numérique. Enfin, il peut être chargé d’assurer ponctuellement de certaines tâches administratives : prise de notes, transcription de réunion, réécriture…
L’externalisation de la saisie de données, une pratique en vogue
Afin d’économiser du temps, du personnel et donc de l’argent, un nombre croissant d’entreprises s’orientent vers l’externalisation de la saisie de données. En effet, le traitement des documents papier, parfois même à l’aide d’un logiciel informatique, peut rapidement devenir une tâche fastidieuse, ce qui se ressent sur la performance de l’entreprise qui doit y consacrer des ressources supplémentaires et s’éloigner de son cœur de métier. Ceux qui sont passés par là s’accordent à dire qu’en période de pic d’activité, certains collaborateurs sont réellement débordés. Miser sur une prestation externaliser, c’est donc retrouver le temps et le recul nécessaire pour bien gérer son activité, et ce sans mauvaise surprise, car une telle prestation se fait suivant un cahier des charges précis mentionnant les travaux commandés et les délais de livraison. Par ailleurs, les opérateurs de saisie bénéficient d’une formation continue qui leur permet de se mettre au courant des dernières évolutions technologiques, légales, économiques et sociales.
Concrètement, une saisie de données externalisée permet de contrôler la conformité des documents réceptionnés, traités et renvoyés au client. Les opérateurs interviennent à différents niveaux, de la définition du planning à la révision, en passant par la création des supports de numérisation et des outils d’analyse et de synthèse. L’entreprise cliente gagne en productivité, a la possibilité de gagner de l’espace dans ses locaux ou encore d’accorder plus de temps à ses clients, ses prospects et ses partenaires. Cette pratique est particulièrement recommandée aux entreprises qui ne disposent pas de moyens pour créer un service dédié à la gestion administrative. En faisant confiance à un prestataire externe, elles ont la possibilité d’avoir un interlocuteur unique qui saura comprendre les enjeux et les problématiques auxquels elles font face. Il est à noter que la collaboration peut se faire dans le cadre d’une mission ponctuelle ou sur le long terme, ce qui permet d’établir des prévisions ou de faire des ajustements.
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