Le télésecrétariat est défini comme étant un service de secrétariat effectué à distance. C’est une solution stratégique tout à fait complète et innovante. Il offre de nombreux avantages de niveau supérieur comparé à celui de l’administration traditionnelle. C’est pourquoi de plus en plus d’entreprises et de particuliers optent pour l’externalisation de leur secrétariat. Découvrez dans cet article les diverses raisons pour lesquelles vous devez songer à confier votre secrétariat à une agence spécialisée.
Disponibilité permanente
En choisissant d’externaliser votre secrétariat, votre entreprise sera toujours joignable même en dehors des horaires d’ouvertures des bureaux. Certains services de télésecrétariat proposent même une assistance 24 h/24 et 7 j/7. C’est le cas d’un télésecrétariat à Madagascar ou pour toute autre entreprise extraterritoriale entre autres. Les clients pourront alors contacter votre entreprise à tout moment par l’intermédiaire des télésecrétaires. De plus, les appels seront traités rapidement et avec soins. Vous aurez ainsi plus de temps à consacrer à votre cœur de métier afin d’augmenter votre chiffre d’affaires.
Professionnalisme
Un service de secrétariat à distance met à votre disposition des agents spécialisés dans le domaine du télésecrétariat. Ils ont toutes les compétences requises pour réaliser leur mission. De plus, ils ont à leur disposition les ressources matérielles adaptées à vos besoins (logiciels, équipement informatique, matériels téléphoniques…). Vous obtiendrez alors des services de qualité effectués par des professionnels.
Transparence
Vous pouvez demander à votre service de secrétariat externalisé ou à votre télésecrétaire de vous informer en temps et en heure du travail qu’il effectue pour votre compte. Vous aurez ainsi une visibilité sur tout le travail effectué pour pouvoir demander des adaptations si c’est nécessaire.
Confidentialité
Un prestataire en télésecrétariat est soumis au secret professionnel. Toutes les informations relatives à votre entreprise seront conservées en toute sécurité et aucune de ces informations ne sera divulguée à autrui. Vous pourrez alors confier vos projets en toute confiance.
Adaptabilité et réactivité
Un service de secrétariat externalisé s’adapte à tous vos besoins et à votre mode de fonctionnement. Ses agents mettront tout en œuvre pour répondre à vos attentes et vous satisfaire au mieux. Ils sont également réactifs et disponibles pour leurs clients à tout moment.
Économique
En faisant appel à un service de télésecrétariat, vous réaliserez des économies considérables. Comment est-ce possible ? Il est à remarquer :
- Que vous n’aurez plus à engager du personnel supplémentaire en interne ! Ce qui vous dispensera des charges et contraintes liées à l’embauche (congé payé, prévoyance sociale…). Vous aurez juste à régler la facture qui vous sera envoyée.
- Que vous n’aurez plus à acheter des équipements pour des secrétaires en interne !
- Que votre service de télésecrétariat facturera en fonction du volume réel d’appel qu’il a effectué pour votre entreprise. Vous n’aurez donc plus à payer un salaire fixe à un secrétaire en interne.
- Que vous ne serez plus confronté au manque de personnel dû aux congés, arrêts maladie ou autres. Des agents disponibles de suite seront mis à votre disposition.
- Que tout le matériel nécessaire au bon fonctionnement de votre partenariat est à la charge du prestataire en télésecrétariat.
Aucune formalité administrative
L’externalisation ne vous soumet à aucune formalité administrative, un contrat ou un devis vous sera tout simplement proposé avant le début de votre partenariat. Tout ce que vous aurez à faire c’est approuver et le signer !
Pas d’engagement de durée
Confier votre secrétariat à une agence spécialisée vous dispensera de tout engagement de durée. Vous pourrez faire appel à leur service quand vous le souhaitez en fonction des besoins de votre entreprise. Que ce soit de façon ponctuelle ou permanente.
Moins de stress
Avec un service de secrétariat externalisé, il y aura moins de stress au sein de votre entreprise. En effet, la délégation de cette tâche permettra à vos employés de se soustraire à ce travail et ils bénéficieront davantage de temps libre. Vos employés auront alors plus d’énergie et pourront ainsi se consacrer à des tâches plus importantes. Et souvenez-vous, une bonne énergie ne peut apporter que de bons résultats ! Vous avez donc tout à gagner avec l’externalisation.
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